Code of Conduct | Code de conduite

Code of Conduct

POLICY:
The purpose of this Policy and Procedure is to outline the employee’s ethical decision and behaviour while performing duties at the workplace, representing the company at an event or at a company function. All employees will be accountable for their work and behavior and to support the value and principles of this policy. This Policy applies to all employees of Jan K. Overweel Ltd. Jan K. Overweel observes and complies with all the federal, provincial and municipal laws, rules and regulations with affect Jan K. Overweel and its employees. Jan K. Overweel employees are to avoid any activity that might possible create the appearance of improper or questionable conduct.

RESPONSIBILITY:

Professionalism
All employees will conduct themselves professionally and with personal integrity in and out of the workplace. Ensure that your decisions and behaviour are compliant with applicable laws and regulations.

We are all committed to supporting a safe, healthy and positive workplace for all Employees. We will not tolerate behaviour that interferes with an Employee’s ability to perform his or her duties. The use or effects of alcohol or illegal drugs are not acceptable in our work environment.

Conduct with Customers/Vendors
Dealing with customers and vendors is an integral part of our business. Our customers and vendors deserve the highest quality service and standards in all contacts. Provide our customers and vendors with value and deal with them fairly. Act with integrity and do everything possible to provide great service to our customers and vendors, either directly or by supporting the work of other individuals or business.

Conflict of Interest
Employees must be free of any conflict of interest and be able to exercise independent judgement with the regard to the company’s best interest. Employees may not have any direct or indirect interest in, financial or otherwise, or relationships with, any organization that might affect the objectivity and independence of judgement or conduct in carrying out their duties and responsibilities.

Email Etiquette
Email is not a secure or private means of communication. All employees should treat all correspondence as public and ensure the communications are in a professional manner. When composing an email it should be clear, polite and concise.

In effort to assist all employees in maintaining a work-life balance, there will need to be a balance in outgoing and incoming communications:

• • 1. Please keep day to day issue emails, texts and phone calls focused between Monday to Friday from 7:00 am to 7:00 pm time frame.
  • 2. It is acceptable to not to answer incoming emails, texts and phone calls with exception of the emails marked “URGENT” Monday to Friday between 7:00 pm to 7:00 am on weekends and holidays.
  • 3. We understand that from time to time there may be times where you will need to catch up work completed outside of your regular hours and associated communication, but this should be the exception, not the norm. With the exception of urgent situations, phone calls should always be focused during regular work hours.
  • 4. Unless directly addressed by a higher level-upward communication should be to your direct leader.

Financial Integrity
The integrity of the company’s accounting is based on the validity, accuracy and completeness of supporting documents and original entries in the records.

All transactions affecting the company, directly or indirectly, shall be recorded on a properly and accurately documented in the company’s records in accordance with company’s policies and procedures and generally accepted accounting principles.

No company fund or asset that is not disclosed or recorded shall be established or maintained, directly or indirectly, for any purpose. 

Gifts
Employees are not to accept any gifts, payment, or other benefits from a current or prospective supplier, customer, competitor, or other individual or organization of more than token value or that goes beyond that which is customary or considered normal business practice.

Confidentiality
Employee are bound by the confidentiality and non-disclosure agreement they signed at the time of hire. Information that is deemed confidential from Jan K. Overweel, vendors or suppliers which is acquired as a result of their employment is not to be released to the public, including but not limited to:

• • Customer information of any description.
  • Technical information, including computer software, processing system techniques, new ideas, and inventions.
  • Business information, including information relating to costs, pricing, profit margins, customers, markets and suppliers.
  • Personnel information including information relating to salaries, evaluations and profitability.

Personal Appearance and Dress Code
All employees must maintain a professional, business-like appearance. Each employee must present in a professional manner, with regard to attire, personal hygiene and appearance. Attendance and Punctuality All employees are expected to report to work punctually and arrive at work in accordance to their work schedules. Employees are expected to be punctual when representing the company at an event and/or meeting with customers or vendors.

Company Property
All employees should treat Jan K Overweel’s property, whether material or intangible, with respect and care. All company equipment and machinery should not be misused. Employees are expected to adhere to all operating instructions and guidelines, safety standards and general care instructions.

Any employee found to have violated this policy may be subject to disciplinary action, up to and including termination of employment.

Code de conduite

POLITIQUE :
L’objectif de cette politique et de cette procédure est de définir les décisions et le comportement éthiques de l’employé dans l’exercice de ses fonctions sur le lieu de travail, lorsqu’il représente l’entreprise lors d’un événement ou d’une fonction de l’entreprise. Tous les employés seront responsables de leur travail et de leur comportement et devront soutenir les valeurs et les principes de cette politique. Cette politique s’applique à tous les employés de Jan K. Overweel Ltd. Jan K. Overweel observe et respecte toutes les lois, règles et réglementations fédérales, provinciales et municipales qui concernent Jan K. Overweel et ses employés. Les employés de Jan K. Overweel doivent éviter toute activité qui pourrait donner l’impression d’une conduite inappropriée ou douteuse.

RESPONSABILITÉ :

Professionnalisme
Tous les employés doivent se comporter de manière professionnelle et avec intégrité sur le lieu de travail et en dehors. Veillez à ce que vos décisions et votre comportement soient conformes aux lois et réglementations en vigueur.

Nous nous engageons tous à favoriser un lieu de travail sûr, sain et positif pour tous les employés. Nous ne tolérerons pas les comportements qui entravent la capacité d’un employé à exercer ses fonctions. L’utilisation ou les effets de l’alcool ou de drogues illégales ne sont pas acceptables dans notre environnement de travail.

Comportement avec les clients et les vendeurs
Les relations avec les clients et les fournisseurs font partie intégrante de notre activité. Nos clients et nos vendeurs méritent un service et des normes de la plus haute qualité dans tous leurs contacts. Offrir à nos clients et à nos vendeurs une valeur ajoutée et les traiter de manière équitable. Agir avec intégrité et faire tout ce qui est possible pour fournir un service de qualité à nos clients et à nos fournisseurs, soit directement, soit en soutenant le travail d’autres personnes ou entreprises.

Conflit d’intérêts
Les employés doivent être libres de tout conflit d’intérêts et être en mesure d’exercer un jugement indépendant en tenant compte de l’intérêt supérieur de l’entreprise. Les employés ne doivent avoir aucun intérêt direct ou indirect, financier ou autre, ni aucune relation avec une organisation qui pourrait affecter l’objectivité et l’indépendance de leur jugement ou de leur conduite dans l’exercice de leurs fonctions et de leurs responsabilités.

Etiquette du courrier électronique
Le courrier électronique n’est pas un moyen de communication sécurisé ou privé. Tous les employés doivent considérer toute correspondance comme publique et s’assurer que les communications sont effectuées de manière professionnelle. La rédaction d’un courriel doit être claire, polie et concise.

Afin d’aider tous les employés à maintenir un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée, les communications entrantes et sortantes devront être équilibrées :

• • 1. Les courriels, les textes et les appels téléphoniques concernant les problèmes quotidiens doivent être traités du lundi au vendredi, de 7 heures à 19 heures.
  • 2. Il est acceptable de ne pas répondre aux courriels, textes et appels téléphoniques entrants, à l’exception des courriels portant la mention « URGENT », du lundi au vendredi de 19h00 à 7h00, les week-ends et les jours fériés.
  • 3. Nous comprenons qu’il peut arriver que vous ayez besoin de rattraper un travail effectué en dehors de vos heures de travail habituelles et de la communication associée, mais cela doit être l’exception et non la norme. À l’exception des situations urgentes, les appels téléphoniques doivent toujours être concentrés sur les heures de travail normales.
  • 4. À moins qu’un supérieur hiérarchique ne s’adresse directement à vous, les communications doivent être adressées à votre chef direct.

Intégrité financière
L’intégrité de la comptabilité de l’entreprise repose sur la validité, l’exactitude et l’exhaustivité des pièces justificatives et des entrées originales dans les registres.

Toutes les transactions affectant l’entreprise, directement ou indirectement, doivent être enregistrées sur un support approprié et documentées avec précision dans les registres de l’entreprise, conformément aux politiques et procédures de l’entreprise et aux principes comptables généralement acceptés.

Aucun fonds ou actif de l’entreprise qui n’est pas divulgué ou enregistré ne doit être créé ou maintenu, directement ou indirectement, à quelque fin que ce soit.

Cadeaux
Les employés ne doivent pas accepter de cadeaux, de paiements ou d’autres avantages de la part d’un fournisseur, d’un client, d’un concurrent ou d’une autre personne ou organisation, actuels ou potentiels, d’une valeur plus que symbolique ou allant au-delà de ce qui est habituel ou considéré comme une pratique commerciale normale.

Confidentialité
Les employés sont liés par l’accord de confidentialité et de non-divulgation qu’ils ont signé au moment de leur embauche. Les informations jugées confidentielles provenant de Jan K. Overweel, de vendeurs ou de fournisseurs et acquises dans le cadre de leur emploi ne doivent pas être divulguées au public, y compris, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :

• • Les informations sur les clients, quelle que soit leur nature.
  • Les informations techniques, y compris les logiciels informatiques, les techniques de traitement, les nouvelles idées et les inventions.
  • Les informations commerciales, y compris les informations relatives aux coûts, aux prix, aux marges bénéficiaires, aux clients, aux marchés et aux fournisseurs.
  • Informations relatives au personnel, y compris les informations relatives aux salaires, aux évaluations et à la rentabilité.

Apparence personnelle et code vestimentaire
Tous les employés doivent se présenter de manière professionnelle. Chaque employé doit se présenter de manière professionnelle en ce qui concerne sa tenue vestimentaire, son hygiène personnelle et son apparence. Présence et ponctualité Tous les employés sont censés se présenter au travail ponctuellement et arriver au travail conformément à leurs horaires de travail. Les employés doivent être ponctuels lorsqu’ils représentent l’entreprise lors d’un événement et/ou d’une réunion avec des clients ou des vendeurs.

Propriété de l’entreprise
Tous les employés doivent traiter les biens de Jan K Overweel, qu’ils soient matériels ou immatériels, avec respect et soin. L’équipement et les machines de l’entreprise ne doivent pas être utilisés à mauvais escient. Les employés sont tenus de respecter toutes les instructions et directives d’utilisation, les normes de sécurité et les instructions générales d’entretien.

Tout employé ayant enfreint cette politique peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.